Allestire un’emeroteca di Moda: l’esperienza degli Archivi Mazzini

L’esperienza degli Archivi Mazzini che hanno catalogato, classificato e ordinato 5400 riviste e giornali di moda.

5400 riviste e giornali di moda, un materiale mai censito: come catalogarlo? Come definire un criterio di classificazione e ordinamento? Quale etichette creare per guidare la consultazione?

A giugno 2020, dopo il lockdown causato dal Covid-19, ho avviato una collaborazione con gli Archivi di Ricerca Mazzini di Massa Lombarda (RA) per aiutarli nel progetto di sistemazione di riviste di moda.

Veduta dell'allestimento degli Archivi Mazzini
Gli Archivi di ricerca Mazzini, una veduta dell’allestimento

Gli Archivi di ricerca Mazzini contengono oltre 400.000 capi di abbigliamento, accessori di moda vintage e contemporanei, destinati a chi fa ricerca nelle aziende del settore, alle scuole di moda, ai professionisti di moda e spettacolo.

Organizzazione e allestimento

Durante i primi incontri abbiamo visionato il materiale da organizzare: una decina di carrelli e altri cestoni pieni di pile di giornali e riviste di moda, per un totale di oltre 5400 riviste.

Tutto questo materiale non era censito o inventariato, quindi non esisteva nessuna forma di catalogazione verbale, testuale o digitale.L’obiettivo del progetto era di creare un’emeroteca, uno spazio in cui dare sistemazione, ordine e visibilità alle migliaia di riviste raccolte. In questa fase l’obiettivo era soprattutto di organizzare il materiale in spazi e scaffalature già predisposte, più che renderlo accessibile per la consultazione.

Inventario delle riviste

Ad una prima analisi, le riviste si dividevano in due grandi gruppi: 20% erano collegate a Vogue, 80% tutte le altre riviste.

Nel primo incontro operativo il committente ha indicato che Vogue era la categoria apparentemente più rilevante, abbiamo quindi deciso di cominciare da quella.

L’obiettivo in questa fase era avere una panoramica delle quantità di riviste e di raggruppamenti. Per fare questa attività è stato fondamentale avere a disposizione molto spazio e molti tavoli e ho distribuito le riviste su tavoli in pile.

Ho iniziato l’inventario svuotando cestoni pieni di riviste polverose e cominciando a dividerli per tipo — quale criterio scegliere?

Divisione per genere (uomo/donna), nazionalità (Italia, America, UK, Paris, ecc), anno?

Abbiamo valutato che la prima suddivisione utile fosse quella per testata, e poi cronologica (per anno).Ad ogni pila ho applicato un’etichetta (post-it e pennarelli) che riassumeva il contenuto della pila di riviste. Poi ho raggruppato pile che avevano contenuti simili, facendo raggruppamenti più ampi per testata.

Durante l’inventario sono emerse le doppie copie delle riviste che ho raggruppato in un’area a parte oltre ad altri materiali come cataloghi, volantini, libri, inserti pubblicitari, inviti, etc… che sono stati raggruppati per un successivo inventario e suddivisione.

In questa ricerca sono emersi alcuni “tesori” tra cui il catalogo Comme de Garçons del 1983, fumetti, una rivista chiamata Gunnar International — unica nel suo genere — e una significativa collezione di libri e riviste relativi a uniformi militari.

Mentre alcune riviste come Vogue, Grazia o Marie Claire erano facilmente comprensibili e riconoscibili, altre mi erano sconosciute.

Per comprendere come organizzare queste riviste le ho analizzate a campione sfogliandole, prendendo appunti e scattando fotografie di copertina o pagine che catturavano la mia attenzione.

Ho raggruppato tutte queste riviste e i relativi appunti per successivi approfondimenti. Quindi ho chiesto a esperti, letto libri, pubblicazioni specifiche e cercato in rete.

Grazie ad alcuni approfondimenti – in particolare un articolo su Franca Sozzani e sul settimanale Fashion – ho potuto orientarmi su quali fossero le riviste più rilevanti e importanti nel contesto dell’editoria italiana e internazionale di moda tra quelle presenti nel materiale trovato in archivio.

Organizzare e sistemare le riviste

Dopo la prima fase di inventario di massima, mi sono confrontata col team di lavoro per definire e concordare dei criteri organizzazione delle riviste.

“Il processo di design dovrebbe essere frutto di un dialogo continuo con le persone coinvolte, lungo tutto il percorso.

Per due ragioni: la prima è che le persone che dovrebbero prendere parte ad un progetto non sono solo gli utilizzatori finali, ma tutti i portatori di interesse, stakeholders; la seconda è che per poter testare un prodotto o servizio è necessario avere già qualcosa in mano, un prototipo a fedeltà più o meno alta, o il servizio finale.
Ma quando sono all’inizio di un progetto o di un ciclo progettuale? come posso coinvolgere le persone per ottenere linee guida che mi aiutino a cominciare?…. il designer si trasforma in un direttore d’orchestra”.

L. Rosati, Sense-making. Organizzare il mare delle informazione e creare valore con le persone (2019)

Per capire come si comportano le altre realtà del settore, ho avviato una ricerca esplorativa per comprendere se esistevano già specifici criteri di organizzazione o casi di successo da cui prendere spunto. In questa ricerca sono emersi gli esempi di Milano fashion Library, di Maxmara e della Modateca Deanna.

Parallelamente ho scoperto (e approfondito) il design thinking kit for libraries di IDEO che ci ha dato moltissimi spunti utili.

In seguito all’inventario e all’analisi, sono emersi numerosi spunti per utilizzare libri, riviste ed emeroteca come servizio a fashion researchers e stilisti che visitano gli archivi di ricerca.Attualmente gli addetti dell’ufficio stile delle aziende di moda vengono per trarre ispirazione dai capi di abbigliamento collezionati per creare le nuove collezioni. Perché non sfruttare anche le riviste come linfa creativa? Sfogliando e organizzando tutto questo materiale emergono potenti suggestioni visive, con contenuti che hanno molteplici sviluppi, innescano relazioni.

Per questo mi sono confrontata col committente per condividere le opportunità emergenti. In particolare il mio intento era capire chi poteva essere interessato alla consultazione e con quali criteri si aspettava di consultare l’emeroteca.

Sono emerse delle ipotesi come:

  • attivare un servizio di consultazione delle riviste fornendo ai ricercatori un indice delle riviste disponibili e un’adeguata etichettatura degli scaffali; 
  • attivare un servizio di noleggio a pagamento delle riviste (similmente a quello offerto per gli abiti);
  • mostrare alcune riviste aperte su un leggio accanto ad abiti (in alcune riviste ci sono abiti disponibili in archivio).

Questa ultima idea viene già saltuariamente applicata con opere monografiche (cataloghi, libri su stilisti, libri su temi etc…) mentre nel caso delle riviste il riferimento è più sottile, vista la natura stessa della rivista che è più eterogenea. Allo stesso tempo però questo aspetto delle riviste potrebbe risultare suggestivo e generativo. 

Alcune di queste proposte sono state accolte e parzialmente sviluppate:

  • predisporre libri e riviste militari in mostra accanto al settore di accessori militari come borse, divise, uniformi, tute aeronautiche;
  • etichettare le scaffalature con le riviste indicando il contenuto.

Dopo l’elenco delle testate individuate era necessario stabilire delle priorità: quali riviste avevano più rilevanza rispetto ad altre?

Ho elencato tutte le riviste trovate in un foglio di calcolo e l’ho condiviso con la responsabile dell’archivio. Da lei ho ricevuto un elenco delle riviste più rilevanti per il suo punto di vista e le sue conoscenze.

Quindi ho predisposto un’attività di card sorting con il team di progetto, con l’obiettivo di comprendere come organizzare i settori per ciascuna rivista.

Parallelamente ho proposto di arricchire l’inventario aggiungendo al nome della testata anche una breve descrizione. Anche la quantità (approssimativa) dei numeri presenti,  lo spessore e la dimensione sono informazioni particolarmente importanti per prevedere l’ingombro dei materiali e la successiva sistemazione.

Il committente aveva precedentemente preparato una scaffalatura di metallo a parete divisa in 42 spazi, più altre scaffalature mobili, a rotelle.

Per sistemare il maggior numero di riviste ho valutato di sfruttare tutto lo spazio disponibile, sacrificando l’accessibilità delle riviste. Essendo la libreria molto profonda e robusta, ho collocato 8 pile di riviste in ogni sezione, quindi 4 sono pile di riviste restano nascoste dalle 4 pile frontali.

Ho riposto tutti i numeri doppi trovati nei piani più alti della scaffalatura, quelli più difficilmente accessibili.

Mi sono resa conto che le pile di riviste pesavano troppo per un unico piano, quindi ho deciso di inserire un ulteriore ripiano per distribuire meglio il peso.

Per indicare il contenuto dello scaffale ho disegnato uno schema su etichette adesive per ogni scaffale, che andrà poi scritto in modo adeguato una volta stabilito il tipo di etichettatura da utilizzare.

Durante il posizionamento dei volumi, ho dovuto fare degli spostamenti, e ho trovato altri doppi che erano sfuggiti al primo spoglio.

Una volta completata le scaffalature a parete, sono passata a riempire quelle mobili con attenzione a distribuire bene i pesi, essendo mobili.

Ho sintetizzato tutto l’indice dei contenuti in uno schema che rappresenta la visione frontale della libreria, mentre la mappa di ogni scaffale è una visione dall’alto, scaffale per scaffale:

Mappa degli scaffali in cui sono state organizzate le riviste
Mappa degli scaffali

Risultati

Ho raggiunto l’obiettivo prefissato di organizzare e collocare a scaffale le oltre 5.400 riviste che prima giacevano impilate in modo disordinato in un angolo dell’archivio.

Durante questa operazione ho:

  • definito un inventario di massima con testate, numeri, descrizione;
  • definito una classificazione e un ordinamento;
  • disegnato lo schema che mostra la collocazione delle riviste;
  • disegnato un sistema di etichette per guidare la consultazione.

Inoltre nell’attività ho dato collocazione anche ad altri materiali emersi, tra cui:

  • libri e riviste militari ora in mostra all’interno  del settore di accessori militari (borse, divise, uniformi, tute aeronautiche);
  • libri sistemati nella libreria posizionata all’ingresso dell’archivio;
  • cataloghi, inviti e materiale pubblicitario riposti in altre librerie tematiche.

Considerazioni

Durante l’allestimento dell’emeroteca, alcuni tra i ricercatori in visita all’archivio hanno manifestato interesse per le riviste esposte. In alcuni casi hanno espressamente richiesto di poter consultare l’emeroteca per la ricerca.Alla luce di questo interesse, e delle opportunità che ne derivano, sarebbe utile avviare una seconda fase; immagino di approfondire le ricerche su come organizzare l’emeroteca con lo studio di documentazione specifica e con l’analisi delle necessità dei ricercatori attraverso interviste, sondaggi o osservazione. In questo modo, si potrebbe avere una possibile nuova collocazione delle riviste.


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